| Im E-Archiv
können strukturiert alle Dateien zu einem Vorgang (Bau-Projekt) abgelegt
werden.
Außerdem können bei Verwendung des maxx GOTOMAXX PDFMAILER
professional beim Ausdrucken von Angebote, Aufträge, Rechnungen,
Bestellungen, Arbeitszuweisungen und Aufmassen diese gleichzeitig automatisch
als PDF-Datei im entsprechenden Verzeichnis gespeichert werden.
Somit können Sie alle Anlagen (Dateien) zu einem Vorgang übersichtlich
und einfach in BAUMAX abrufen und verwalten.
Wenn das E-Archiv in einem Cloud-Laufwerk (wie z.B. Telekom Mediencenter
oder Dropbox) gespeichert wird, können Sie unterwegs mit einem Smartphone
alle Dateien zu einem Bauprojekt ansehen und bearbeiten. So haben Sie
z.B. Angebot, Auftrag und Aufmass immer griffbereit dabei, ohne dass Sie
ein spezielles APP für Ihr Samrtphone benötigen.
Durch den übersichtlichen Aufbau der Verzeichnisstruktur sind alle
Dateien zum gewünschten Bauprojekt leicht zu finden.
BAUMAX baut die E-Archiv-Verzeichnisstruktur automatisch auf, wobei zum
schnellen Auffinden des Bauprojektes unterteilt wird nach Anbahnung, Laufend
und Abgeschlossen. Jedes Bauprojekt erhält ein eigenes Verzeichnis
mit dem Namen des Projektes (Str_Ort_Projekt-Nr) und wir automatisch seines
Fortschrittes entsprechend dem übergeordneten Verzeichnis (Anbahnung,
Laufend oder Abgeschlossen) zugeordnet.
Außerdem können alle Rechnungen zusätzlich in einem speziellen
Steuer-Verzeichnis nach Jahren getrennt automatisch als PDF-Datei archiviert
werden.
Ihr Vorteil:
- Alle Dateien zu einem Bauprojekt übersichtlich geordnet und einfach
abzurufen in einem Verzeichnis
- Automatische Erstellung und Ablage aller Ausdrucke von Angeboten, Aufträgen,
Rechnungen, Aufmassen usw.
- Alle Dateien zu den Projekten übersichtlich geordnet unterwegs
immer aktuell dabei auf Ihrem Samrtphone
- Alle Rechnungen nach Erstellungsjahr geordnet als PDF-Datei für
die Steuer archiviert. |